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ジャーナリストがExcelを使用してストーリーのデータを整理する方法
他の
記者はますます、MicrosoftExcelまたは同様のスプレッドシートプログラムに目を向けています。 Appleの番号 —彼らの報告を進めるため。彼らはスプレッドシートを使用して、市の予算、野球の統計、選挙資金、病院のデータを追跡しています。
まだスプレッドシートを使用していない場合は、どこから始めればよいかを知るのは困難です。この記事では、Excelを使用したいが、Excelの使用経験がほとんどないジャーナリスト向けのガイダンスを提供します。
簡単な式
スプレッドシートプログラムは、セルのテーブルとして設定され、縦の列（それぞれに文字が割り当てられます）と横の行（それぞれに番号が割り当てられます）に配置されます。列と行の交点はセルです。したがって、列Aと行1はセルA1になります。
スプレッドシートの最大の利点の1つは、セルを組み合わせて新しいデータを作成できることです。私たちは公式を通してこれを達成します。
セルA1の値が6で、セルB1の値が2であるとします。これらのセルで計算を実行できます。セルC1に等号を入力し（これにより、数式を記述していることがセルに通知されます）、セルA1を選択し、プラス記号を入力して、セルB2を選択します。 returnを押すと、セルC1の値が8になります。
したがって、この …
…これになります：
セルC1の数式を「=A1-B1」に変更すると…
…C1の値が4に変わります。
同様に、数式が「= A1/B1」に変更された場合…
…C1の値は3になります。
そして、数式が「= A1*B1」に変更された場合…
…C1の値は12になります。
A1またはB1の値を変更すると、それに応じてC1の数式の結果が変更されます。
上記の例では、スプレッドシートはA1とB1のデータ型が数値であると想定しています。ただし、セルが他の種類のデータを保持している場合もあります。
データ型
セルには、テキスト（文字列とも呼ばれます）、パーセンテージ、日付、期間、通貨などを保持できます。
A1とB1のセルタイプを「数値」から「テキスト」に変更した場合を想像してみてください。手始めに、Excelはそれらのセルで数学を行うことができなくなります。しかし、それはExcelがそれらのセルで数式を実行できないという意味ではありません。たとえば、A1をB1に「追加」することもできます。上記と同じ式を使用しますが、+を＆に変更します。次に、「8」を取得する代わりに、「62」を取得します。これは、Excelが「 連結 」セル。
したがって、この …
…これになります：
これは、たとえば、電話番号を構成要素ごとに分けて、それらを足し合わせたい場合に便利です。市外局番の列、交換の列、行番号の列があり、次のようになります。
明らかに、これらの数値を一緒に「加算」したくはありません。それらを連結して単一の電話番号を作成します。また、この式に新しいキャラクターを導入したいと思います。電話番号を次のようにフォーマットします。
（202）543-1001
これを行うには、数式に他のテキストを挿入する必要があります。他の文字を追加するには、それらを引用符で囲み、アンパサンドで区切ります。たとえば、セルD1には、次のように記述します。
=”（“＆A1＆”）“＆B1＆”-“ここに表示されるC1：
その数式を列の下に拡張するには、セルD1をコピーして、他のセルに貼り付けます。 Excelは、A1、B1、およびC1をA2、B2、およびC2に自動的に変更するのに十分なほどスマートであり、その結果、次のようになります。
Excelが処理できる他の種類のデータは次のとおりです。
- 日付
- 期間
- パーセンテージ
- 通貨
- 分数
- 科学的記数法
セルに含まれるデータの種類をExcelで指定することにより、情報の表示方法を制御し、その情報を適切に操作できます。たとえば、2011年12月25日を含むセルがあり、そのフィールドを日付として解析するようにExcelに指示した場合、Excelは2011年12月25日、2011年12月25日、または任意の方法で表示できます。
同様に、2011年12月25日に「7」を追加すると、2012年1月2日の期待どおりの結果が得られます。ただし、これはデータ型を指定した場合にのみ発生します。これを行うには、指定するセルを選択し、[フォーマット]メニューをクリックして、[セル]を選択します。フィールドタイプを指定できるだけでなく、フィールドの形式も指定できます。
列を分離する
データが結合されているスプレッドシートがありますが、それを分離したい場合があります。一般的な状況には名前が含まれます。
次のような名前の列を想像してみてください。
おそらく、名前を2つの列（名と姓）に分けたいと思うでしょう。
これを行うには、列を選択し、[データ]メニューに移動して、[列へのテキスト]を選択します。 （処理方法は、Excelのバージョンによって異なる場合があります。これらの手順はExcel 2008 for Mac用です。）固定幅（つまり、特定の文字数）または特定の区切り文字（次のような）を選択するオプションがあります。スペース、タブ、コンマ、セミコロン、または選択した区切り文字として。この例では、「スペース」を選択して「完了」をクリックします。
その結果、次のようになります。
ヘッダーの使用
すべての列を追跡するのは難しい場合があります。正気を保つために、各列にタイトルを付けるヘッダー行を作成できます。ドキュメントの上部に新しい行を挿入するだけです。次に、そのヘッダー行の各列に名前を付けることができます。
ただし、スプレッドシートに多数の行がある場合は、下にスクロールするとヘッダー行が失われます。これを修正するには、ヘッダー行を「ロック」します。この方法は少し直感的ではありません。行を選択します 綺麗な wヘッダー行（または複数の行）を選択してから、[ウィンドウ]メニューに移動し、[ペインのフリーズ]を選択します。 （これは「通常」ビューでのみ機能することに注意してください。）
これで、ドキュメントをスクロールしても、ヘッダー行が所定の位置にとどまり、何を見ているのかを常に簡単に知ることができます。
これは列でも機能します。
並べ替えとフィルタリング
ヘッダー行ができたので、データを簡単にフィルタリングして並べ替えることができます。
列をクリックしてツールバーの並べ替えボタンの1つを選択すると、ヘッダー行を含むスプレッドシート全体が並べ替えられます。これは問題です。データを並べ替えるがヘッダー行を維持するには、[データ]メニューに移動して[並べ替え]を選択します。そこで、ソート順を選択することができます。ウィンドウの下部で、プログラムが最初の行に保持するヘッダー行があることをExcelに通知できます。
さらに簡単な方法では、中間ステップが必要です。 [データ]メニューに移動し、[フィルター]、[自動フィルター]の順に選択します。そうすることで、ヘッダーセルに小さな矢印が追加されます。これらの矢印から、次のように、列をすばやく並べ替えたり、フィルターを作成したりすることもできます。
たとえば、[カスタムフィルタ]を選択すると、列C（大統領の姓）をフィルタリングして、姓に文字「o」が含まれている行のみを表示できます。 [OK]をクリックすると、ジョンアダムズがリストから消えます。
彼を元に戻すには、その列のヘッダー矢印をクリックして、[すべて表示]を選択します。
ピボットテーブル
データを操作および整理するための基本的な方法のいくつかを習得したので、Excelで最も強力なツールの1つであるピボットテーブルについて簡単に説明します。ピボットテーブルを使用すると、スプレッドシートに含まれるデータの分析を簡単に実行できます。
この演習では、国会議員への貢献をリストしたスプレッドシートを使用します。各投稿にはカテゴリが割り当てられます。したがって、このスプレッドシートには、「貢献額」と「貢献の種類」の2つの列があります。
カテゴリ別にすべての投稿を合計したいとします。これを行うには、[データ]メニューに移動し、[ピボットテーブルレポート…]を選択して、ピボットテーブルを起動します。
表示されるダイアログボックスで、分析するデータのソースを特定するように求められます。 「MicrosoftExcelリストまたはデータベース」を選択します。次に、使用するデータのセル範囲を特定するように求められます。デフォルトではスプレッドシート全体になりますが、選択したデータのみを使用する場合は、使用するスプレッドシートの部分を選択できます。デフォルトに依存します。
次に、ピボットテーブルウィザードは、テーブルを新しいシートにするかどうかを尋ねます。はいと言うことができます。次に、次のようなテーブルとフローティングパレットが作成されます。
Excelは、フローティングパレットのヘッダーラベルをテーブルの適切な位置にドラッグアンドドロップすることを期待しています。
ここで、貢献度をカテゴリ別に合計します。これを行うには、「コントリビューションタイプ」をテーブルの左端にドラッグし、「ここに行フィールドをドロップ」と表示します。次に、「金額」をテーブルのメイン領域にドロップします。ここには、「データ項目をここにドロップ」と表示されます。
結果のテーブルは、カテゴリごとに金額を自動的に合計します。たとえば、寄付には「名誉経費」と「会議費」の2つのカテゴリーがあったことがわかります。ここに見られるように、それぞれの合計金額はそれぞれ$69,059,752.99と$8,787,082.93でした。
しかし、合計は必要ないかもしれません。たぶん、各カテゴリーの平均貢献度を見たいと思います。フローティングパレット（青い「i」が付いたもの）の「フィールド設定」アイコンをクリックして、要約を「平均」に変更するだけです。
ここに示すように、名誉の平均経費は11,563.92ドルで、会議の平均経費は7,149.78ドルでした。
または、カテゴリごとに投稿数をカウントすることもできます。 「フィールド設定」アイコンをもう一度クリックし、「カウント」を選択します。
ピボットテーブルは最初は直感的ではありませんが、一度慣れると、スプレッドシートのデータをすばやく分析するための不可欠なツールになります。
Excel（およびその他のスプレッドシートプログラム）は強力なツールであり、レポーターのデジタル兵器の貴重な部分です。このチュートリアルは完全なものではありませんが、恐れることなく次のスプレッドシートを掘り下げることができるはずです。
この物語はポインターの一部です ハック/ハッカー シリーズ特集 ハウツー ジャーナリストがテクノロジーと新しいテクノロジーツールの新たなトレンドから何を学ぶことができるかに焦点を当てています。