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電子メールの誤解
他の
私たちは皆、ニュースルームの公理を知っています。私たちは情報ビジネスに携わっていますが、お互いにコミュニケーションをとるのは確かにひどいです。
そして、電子メールは私たちの実績を改善していません。
間違いなくそういうわけで、そうでなければ愛想の良い同僚が Sree Sreenivasan タイトルで2つの列を書く 「私は電子メールが嫌いです」 昨年PoynterOnlineで。 両方 優れた読書のために作ります。
私は電子メールを嫌いではありません。しかし、私はそれが職場の誤解に寄与する可能性がある方法を嫌います。誤解された電子メールは、私たちがニュースルームで取り組む主な問題のいくつかを引き起こします。
- 時間管理
- 紛争解決
- コラボレーション
誤解された電子メールから生まれたいくつかの質問を見てみましょう。
質問：これはいつ必要ですか？
あなたは私に情報や行動の要求を送ってくれましたが、それがいつ必要かはわかりません。これは緊急ですか？対応するために他の作業を取っておかなければなりませんか？これは「時間があるとき」のリクエストですが、特定の期限までに必要ですか？
電子メールメッセージが時間について明確であるとき、私たちは時間をよりよく管理することができます。これは上司が理解するのに特に重要です。メッセージを送信すると、人々はあなたがすぐに行動を起こしたいと思ってしまう可能性があります。そうでない場合は、必ず受信者に伝えてください。独自のコードを開発します。私たちは皆、ASAPの意味を知っています。おそらく、AYC（At Your Convenience）を使用するか、WYC（When You Can —これを行うためにデッキをクリアしないでください）のような独自の頭字語を、緊急性の低い要求の条件として作成することができます。
質問：なぜ私の質問に答えなかったのですか？
2つの質問を含むメッセージを送信しました。例：
'やあ。新しいレンズが入ったかどうかを確認します。次の2日間は休みですが、そのステータスレポートと、来週の休暇のリクエストを見たかどうかを確認したいと思います。」
それからあなたの返事が来ます：
「レンズはまだ入っていません。休暇のリクエストがありました。」
答えは不完全でイライラします。最良の対応には、レンズのステータスレポートと、その休暇をとることができるかどうかの決定が含まれます。忙しくて両方の答えをすぐに調べることができない場合は、次のように言います。今日はUPSで確認します。それでも休暇日を確認する必要があります—競合が発生する可能性があります。一日の終わりまでにお知らせします。」あなたが答えを出すことができるときに人々に話すことは、コミットメントと尊敬の両方を示しています。もちろん、あなたは従わなければなりません！
私たちは非常に多くの電子メールを受け取るので、それらを速読し、それらに含まれるすべての質問に答えることを怠る可能性があります。 「返信」を押す前に、お問い合わせと回答を読み直してください。その小さな行為は、送信者と応答者が追加の通信の急増といくつかの苛立ちを回避するのに役立つ可能性があります。
苛立ちといえば…
質問：あなたは私に怒っていますか？
電子メールには個性と文脈が欠けています。私たちが書いた言葉は多くの方法で読むことができます。送信者が効率的であると考えるもの、タイトな書き込みは、受信者によって簡潔で否定的なものとして認識される可能性があります。
例：
私は編集者に次のように書いています。あなたの年末の目玉が気に入りました。私は電子メールの問題に関するコラムに取り組んでおり、それがうまくいけば、午後5時以降に編集のためにあなたに送ります。」さて、あなたの最高の演劇スキルを使って、その一言を5つの異なる方法で大声で「細かく」読んでください。あなたの5つの解釈には、幸福、満足、憤慨、証言、退屈などがあります。
彼女はこう答えます。
効率を上げるために急いでメッセージに人間性とコンテキストを追加する機会を逃す頻度はどれくらいですか？あなたはスマイリーであなたのメールを飾る必要はありません—ほんの少しの余分な言葉で十分です。 Poynter Onlineの編集長、 ジュリーモス 、これのマスターです。彼女の効率的な返信は次のようになります。午後5時正常に動作するはずです。ヘッズアップに感謝します。」
質問：これは戦争ですか？
紛争解決のケーススタディでジャーナリストと協力していると、怒りで送られた電子メールのために事態が地獄に落ちたことが何度もわかりません。これは、電子メールに個性がたくさんあり、そのすべてが活気に満ちているときのことです。メッセージではなく、手紙爆弾を送っています。それは話された言葉よりも多くの重量を運び、より多くのダメージを与えることができます。あなたがそれを支持するために何かを十分に気にかけているなら、それから誰かと個人的に話すのに十分気をつけてください—そして話すだけでなく聞く準備をしてください。電子メールの議論は、悪い状況を複雑にし、エスカレートさせるだけです。
私は、Poynterセミナーの参加者から聞いた、警官のような方法で配信されたこのマントラが好きです。吹く準備はできましたか？キーボードから離れます。
質問：なぜ私なのか？なぜそれら？
なぜそれが起こったのか理解せずに電子メールにコピーされるのが好きではありませんか？会話に招待されているのか、応答が期待されているのか、送信者が単に CYAに従事 行動。
人々をコピーすることは褒め言葉であり、人々に良いアイデアを伝えたり、彼らに影響を与える可能性のある何かについて知らせたりすることができます。誰かを称賛しているときに上司をコピーすることは、良いニュースを食物連鎖全体に広めたいという明確なメッセージです。
ただし、「cc：」の論理的根拠が送信者と同じように受信者にとって明白でない限り、問題があります。彼らが知っていると思い込まないでください。サークル内の人に、コピーするかどうか、どのようにコピーするかを尋ねることができます。本当にループに参加したい人もいれば、オプトアウトしたい人もいます。誤解を招く可能性がある場合は、人々をコピーした理由についての簡単な説明を電子メールに含めてください。
質問：なぜ謎なのか？
電子メールアドレス以外の連絡先情報をメッセージに含めませんでした。あなたのことはよくわかりませんが、電話やカタツムリのメールなど、とんでもないことをしたい場合は、役職、住所、電話番号を知っておくと役に立ちます。彼らは 小学生に自動署名用の電子メールを設定する方法を教える 最近では、90年代に大胆な飛躍を遂げる時期かもしれません。
件名に何も記載されていないメッセージを送ってくれました。それはあなたにとって素晴らしい小さな時間の節約でしたが、確かに私を助けませんでした。電子メールのトリアージを行っている場合、このメッセージが重要であるか軽薄であるかを判断できず、後でトピックごとに簡単に検索することはできません。
あなたの見出しを書くスキルを使って、ここで私を助けてください。 「こんにちは」または「質問」は、保存して再訪する必要がない短いメッセージに対して機能する場合があります。ただし、メッセージが重要な場合は、件名にそれを反映させる必要があります。また、ファイルにある古い電子メールに、無関係な新しいメッセージをヒッチハイクしないでください。このメッセージは、トピックdujourには適用されなくなった古い元の件名で私に送信されます。
質問：愛着障害はありますか？
私のポインターの同僚 スコット・リビン 彼のペットピーブであるこれを提案しました。添付ファイルを約束し、「送信」ボタンを押す前に添付ファイルを含めるのを忘れる人々についてではありません。私たちは皆、時々その失言に当惑しています。むしろ、スコットは、彼が必要としない添付ファイルを彼に送信する人々の数によって延期されました。彼は、添付された名刺やロゴ、メッセージ内の添付ファイルなどについて話していて、なぜそれらを読みたいのかについての説明もありません。過剰な電子手荷物は、メールボックスを詰まらせたり、一部のメッセージの開封を遅らせたりする可能性があります。
これは、ダイヤルアップ接続やその他の低速のインターネット接続を使用しているユーザーにとっては特に問題ですが、不要な添付ファイルは、ブロードバンドユーザーでも時間とスペースを浪費します。一般的な電子メールと同様に、受信者の時間を尊重しているという本当に関連性のあるシグナルを送信します。
質問：あなたは私を避けていますか？
あなたが電子メールに頼りすぎると、人々はあなた自身の距離を置くためのあなたの側の意識的な決定としてそれをとることができます。電子メールは私たちのつながりを保つことができますが、私たちを引き離すこともできます。ですから、自問してみてください。これは、私が直接コミュニケーションをとることができる、またはすべきでしょうか。この人と最後に顔を合わせて話したのはいつですか？一部のジャーナリストが説明していると聞いた編集者にならないでください。記者からほんの数フィート離れたところに座っているが、単に彼らと話すのではなく、電子メールを送信している人です。
私は電子メールを嫌いではありません。実際、ウィスコンシンに住んでいてフロリダで働いている人として、私は電子メールを同僚や世界中のジャーナリストへの私のライフラインと見なしています。しかし、誤解ではなく情報源として、それを賢く使用していることを確認するのは私次第であることを私は知っています。
同じことがあなたにも当てはまります。したがって、たとえば、このコラムを学習ツールとして同僚に電子メールで送信する場合は、その理由を説明するメモを必ず含めてください。
さらに良いことに、彼らと話してください。